Vége a hely- és pénzpazarlásnak

Terjednek az on-line szövegszerkesztõ, táblázatkezelõ és prezentációkészítõ meg­oldások is, a Google mindenkit meg-
elõzve már több olyan szolgáltatást kínál ma is a kisvállalatoknak, amelyek korábban elképzelhetetlen ötletekbõl válttak innovatív internetes megoldásokká, hasznos szolgáltatásokká, bárki által használható üzleti alkalmazásokká. A Google Naptár, és a Dokumentumok a hazai felhasználókat is meghódította, hiszen segítségével könnyedén megoszthatók naptárbejegyzések, egyszerûen szerkeszthetõk és tárolhatók a számunkra fontos szövegek és táblázatok. Az internetes irodák elõfutárai a Google által kínált megfelelõ méretû háttérkapacitással, praktikus azonnali üzenetküldéssel (Google Talk) és hatékony levelezési lehetõségekkel rendelkeznek.

Ez nem jelenti azt, hogy eltûnnek a megszokott programok, a World, az Excel és a többi mindennap használt Microsoft irodai program, egyszerûen átvonul a merevlemezeinkrõl az internetre. Természetesen nem csak a legnagyobb cégek fejlesztenek webes irodai alkalmazásokat, számos alternatív szolgáltató is fantáziát lát az internetes üzleti megoldásokban. A jövõ irodája ugyanis az interneten tárolja majd az összes alkalmazását, adatát, így a felhasználóknak csupán a hálózatra kell csatlakozniuk, és bárhonnan elérhetik azokat. Nem kell majd hely- és pénzpazarló hatalmas szervereket üzemeltetni, elég egy megbízható internetkapcsolat a dokumentációk, tervek, prezentációk elkészítéséhez, megosztásához, tárolásához.

Biztonságos adattárolás?

A megbízható adattárolás ma már kulcskérdése minden szolgáltatásnak. Az on-line irodai rendszerek elterjedésének az egyetlen feltétele, hogy a fejlesztõik olyan adatvédelmi megoldásokat alkalmazzanak szolgáltatásaikban, amelyek megfelelnek a legmagasabb szintû biztonsági elvárásoknak is. Nem elég ezeket a rendszereket beépíteni, hanem a felhasználóknak be is kell bizonyítani, hogy az on-line rendszerek mind hozzáférés, mind adatvédelmi szempontból megbízhatóak. 

A legnagyobb, ismert vállalatok szolgáltatásairól nyugodtan kijelenthetjük, hogy adatbiztonságuk eléri azt a szintet, amely al­kalmassá teszi ezeket a mindennapos  iro­dai munkára. A kisebb, ismeretlen cégek által kínált on-line irodák esetében felvetõdik az a kérdés, hogy mennyire képesek
megvédeni adatainkat, hiszen egy vállal­kozás adatvédelme ma már elsõdleges fontosságú.  Az ismertebb cégek már csak azért is meg­bízhatóbbak, mert számukra az ügyfelek bizalma az elsõdleges, s egy nagyobb biztonsági hiányosság, vagy egy komolyabb adatvesztés végzetes következményekkel járhat, ami természetesen visszaüt a szolgáltatóra is. A legtitkosabb dokumentumokon, üzleti terveken kívül gyakorlatilag bármit érdemes ilyen irodákban tárolni, hiszen ezzel elkerülhetjük az adathordozók, pendrive-ok, merevlemezek kényelmetlenségeit. Az értékes terveket, titkos vállalati dokumentumokat az egyre intenzívebbé váló  ipari kémkedés, az adathalászat miatt továbbra sem tanácsos
on-line rendszerekben elhelyezni.

Office kommunikátor?

Korábban azt gondoltuk, hogy az e-mail lesz a legjobb, leggyorsabb kommunikációs eszközünk, de mára látható, hogy a munkahelyi levelezés elektronikus formája sem elég gyors, a sokszor napokig elhúzódó levélváltásokkal sem sikerül tisztázni problémákat. Az e-mail küldés azonban mindenképpen abba az irányba mutat, ahol valamiképpen találkozik a gyorsaság, a biztonság és a hatékonyság.
Ugyanakkor az ilyen típusú kommunikáció szintén rejt magában biztonsági kockázatot. A spamek, kémprogramok és adathalászok korában nem feltétlenül bízhatunk meg abban sem, hogy egy elküldött levelet csak címzett olvassa majd el.
 Az ellopott adatok egyre többet érnek, s a titkosítások sem ígérnek tökéletes védelmet senkinek.

A Microsoft és a Google céges megoldásai jó lehetõséget nyújtanak a kis- és nagyvállalatoknak a költségtakarékos, hatékony és kooperatív munkavégzésre. Az on-line alkalmazások további elõnye, hogy beleépülnek a globalizálódó vállalati kultú­rába. Mára eljutottunk odáig, hogy a vállalati kommunikációban is világszerte használják az azonnali üzenetküldõket. A világ bármely táján dolgozó munkatársak nemcsak dokumentumokat oszthatnak meg egymással, hanem közvetlen on-line kapcsolatot létesítve megvitathatják a felmerülõ kérdéseket is. A táblázatkezelõk, szövegszerkesztõk és prezentációkészítõk on-line integrációja gyakorlatilag akár azt is megengedi, hogy tárgyaló lefoglalása, idõrabló utazás és felesleges költségek nélkül hozzunk össze egy nemzetközi teamet, egy idõben, egy helyen, a virtuális világban. A laptopok, mobiltelefonok és PDA-k széles körû elterjedése szintén megköveteli az adatok, e-mailek, üzenetek, dokumentumok folyamatos, helytõl és idõtõl független elérhetõségét. A teljes mobilitást segíti a vezeték nélküli technológiák térhódítása, a mobilinternet általánossá válása, és a széles sávú internetelérések számának robbanásszerû növekedése. 
 

Jelenléti információ

A csoportmunka új definíciót kapott azzal, hogy a korábban csupán felhasználóbarátnak nevezett funkciók a munkahelyi környezetben is értelmet nyertek. Az eddig beállított elérhetõségi opció mostanra jelenléti információvá változott, ami bizonyos esetekben már azt is elárulja, hogy éppen mivel vagyunk elfoglalva. A vállalati kommunikációs megoldás figyeli azt is, hogy szabadságon vagyunk-e éppen, vagy csupán egy telefon foglalja az idõnket. Közvetlen kapcsolatban van a naptárunkkal is, ahonnan, ha engedélyezzük, részletes információkat ad arról is, hogy éppen milyen meetingen tartózkodunk.

Az on-line irodák hatalmas elõnye, hogy az interneten megosztott dokumentumokat küldhetünk partnereinknek, párhuzamosan szerkeszthetjük ezeket, illetve késõbbiekben újabb részvevõket bevonva munkamegbeszélést tarthatunk anélkül, hogy az asztalunktól akár egy percre is felállnánk.

 Az on-line kommunikáció egyértelmûen a megnövekedett információigényt, igyekszik kielégíteni, az on-line irodai megoldások ezekre a kihívásokra keresik a hatékony és megbízható választ napjainkban.

ALACSONY KÖLTSÉGVETÉSÛ MEGOLDÁSOK
A webes trendeket figyelve egyre biztosabb, hogy a néhány éve még egyeduralkodó Windows alapú szövegszerkesztõ, táblázat- és prezentációkezelõ alkalmazásokat,
az ingyenes, vagy az alacsony költségû havidíjas on-line alkalmazások fogják felcserélni. A gépünkön jelenleg is terpeszkedõ, helypazarló szoftvereket pedig jól láthatóan olyan általánosan használható internetböngészõk üthetik ki a pozíciójukból, amelyek funkcionalitása a felhasználók igényei szerint alakul majd. A vállalkozások maguk választhatják meg, hogy milyen szolgáltatásokat vesznek igénybe, így a jelenleg jelentõs licensz-költségek is minimalizálhatók lesznek. A speciális feladatokhoz szükséges programokat is on-line felületen keresztül érhetjük majd el, így a számítógépek tárolókapacitását nem a feleslegesen felhalmozódó szoftverek foglalják majd el.

TURCSÁN TAMÁS