Noha egy vállalatirányítási rendszer megvalósítása jelentős munka- és költségigénnyel jár, vitathatatlan érdemei válság idején akár komoly előnyökhöz is juttathatják a cégeket. Az ERP ugyanis átláthatóvá és hatékonyabbá teszi egy vállalat működését, így sokkal inkább tekinthető hamar megtérülő befektetésnek, mint felesleges kiadásnak. 

Nincs recept arra, hogy mely vállalkozásoknak érdemes egy vállalatirányítási (ERP) rendszer bevezetésén gondolkodniuk. Adott, példának okáért egy nagyobb termelőüzem, amely évente néhány tucat terméket értékesít. Logikus módon, mivel nincs nagy adatmozgás, hatalmas ügyféladatbázis, logisztika és raktározás kapcsán felvetődő bizonylatok sokasága, ezért nekik nincs feltétlenül szükségük egy komplett ERP-rendszerre. Ám a másik oldalon vegyünk egy kisebb, kereskedelemmel foglalkozó közepes vállalkozást, ami a kiskereskedelmi hálózatát és a webáruházát szeretné egy készletező alkalmazással összekötni úgy, hogy az oldalon mindig csak a raktáron lévő elemek jelenjenek meg. Ezt érdemes rögtön egy számlázó modullal is megfejelni, amely automatizálttá teszi a számlázásokat, s integrálni egy számviteli modult is, amellyel kezelhetővé válik a könyvelés. Így a több modul integrálása révén már gyakorlatilag eljuthatunk egy olyan komplex rendszerhez, amit integrált vállalatirányítási rendszernek nevezhetünk.

Mi számít ERP-nek?
„Fogalmazhatunk úgy, hogy a vállalatirányítási rendszerek általában legalább 3-4 funkcionalitást fednek le egy cégen belül, valamint alapvető tulajdonságuk a moduláris felépítés, az integráció, az egyszerű adatbevitel és a közös törzsadatbázis, ami akár több telephely között valósul meg, hálózatba kapcsolt gépek segítségével” – nyilatkozta kérdésünkre ifj. Faur Kálmán, a Libra Szoftver vezérigazgató-helyettese. Míg Tóth András Mihály, a Microsoft Dynamics partnermenedzsere szerint az ERP-rendszerek azok, amelyek egy adott vállalat gazdálkodási folyamatait összefogják egy egységes rendszerbe. „Az ügyviteli rendszerek jól elkülönülnek tőlük, mivel azok a folyamatoknak csak egy kisebb szegmensét fedik le, s a vállalatrányitási rendszerekhez képest kevésbé rugalmasak. Az ERP alapjellemzője ugyanis a személyre szabhatóság, amely paraméterezési lehetőség az ügyviteli rendszerekben véges” – fogalmazta meg a különbséget a Microsoft szakértője.
A különbség egyébként régebben nem volt ilyen éles, hiszen a fogalom anno a vállalati¬erő­forrás-tervezés (Enterprise Resource Planning) szóból alakult ki, mikor már egy szigetszerű könyvelőprogramot is ERP-nek neveztek. Harcz Ádám, a CSB-System key account menedzsere szerint viszont mára az ERP jelentősen továbbfejlődött. „Ma már több működési szintet különböztethetünk meg. Az alsó szinten az árugazdálkodás-kezelést találhatjuk, amire lépcsőzetesen épül rá az adminisztrációs, a pénzügyi és számviteli, majd a vállalati kommunikációs szint. A piramis tetején pedig az üzleti intelligencia (BI) helyezkedik el” – tette hozzá a CSB-System szakértője.
Ennek köszönhetően egy ERP-rendszer jelentősen megkönnyíti a mindennapi munkát: átláthatóbbá teszi többek között a cég működését és a forgalom alakulását, kezeli a felmerülő tranzakciókat, és a vezetők számára pontos információkat nyújt a vállalat működéséről, ami elengedhetetlen a jó döntések meghozatalában. Ők ugyanis mindig a valós és aktuális adatokat láthatják, hiszen a cég folyamatainak minden szükséges elemét dokumentálja a törzsadatbázisában. Ezen információkat pedig mindig ott rögzítik, ahol az információ keletkezik – a raktári adatokat a raktárban, az anyaggazdálkodási adatokat a gyártásnál –, így megszűnik a párhuzamos adatbevitel.
A rendszer emiatt mindig valós idejű adatokat jelenít meg, ami megkönnyíti a központi irányítás munkáját, ez pedig átláthatóbbá teszi a céget. Növeli a hatékonyságot, racionalizálja a munkafolyamatokat, marketingelőnyöket nyújt, vagyis összességében jelentősen javítja a cég versenyképességét. S nem mellékesen a racionalizálás miatt befektetésnek tekinthető, hiszen az ERP-rendszerek, a bevezetést követően 3-4 év alatt megtérülnek. S még az egyéves megtérülés sem elképzelhetetlen, ami gazdasági válság idején nem elhanyagolható tényező.

Kinek érdemes bevezetnie?
Árulkodó jel lehet, ha a cég növekedésével együtt a feldolgozandó információknál már egyre nagyobb problémát jelent az, hogy ezen adatokat több különböző helyen rögzítik és frissítik. Ilyenkor könnyen előfordulhat, hogy pontatlan adatok kerülnek a rendszerbe. Ez nehézkessé teszi a vállalat működését: a kintlévőségeket lassabban hajtják be, a számlákat nem küldik ki időben, nem látják a lezárt időszakokat, így nem tudnak tervezni a jövőre. S a rendszer sem zárt, ami lehetőséget ad az alkalmazotti visszaélésekre. Tóth András Mihály szerint jellemző módon ügyfeleik ezen okok miatt váltanak komplexebb vállalatirányítási rendszerre: „Ez egy természetes evolúció, egy bizonyos cégméretig elégségesek az ügyviteli rendszerek, de egy idő után azok már nem képesek megfelelően támogatni a vállalkozás működését”. Magyarán mondhatjuk, ha egy kis- és középvállalat fejlődése során kinövi a kereteit: a korábbi szervezeti felépítését és folyamatait, akkor érdemes ezeket újratervezni és elgondolkodni azon, hogy egy vállalatirányítási rendszer ebben segítségünkre lehet-e.
Persze van, amikor kikerülhetetlen. „Van, aki azért vezeti be ezeket a rendszereket, mert hatékonyabbá szeretné cégét tenni, míg másoknak ez elengedhetetlen” – vélte ifj. Faur Kálmán, aki fontosnak tartotta kihangsúlyozni, hogy az ERP nem csodafegyver, ami egy rossz folyamatokra épülő cégnél képes lenne nagy változásokat hozni. „Mindenkinek meg kell vizsgálnia, hogy a mostani állapot miért nem jó, s vajon tényleg az ERP bevezetése segít megoldani a problémáit” – tanácsolta a Libra szakértője.
„Nem adatokban kell gondolkodni, hanem struktúrában. Nem arra kell gondolni, hogy a jelenlegi helyzetet miként tudom megoldani, hanem arra, hogy az adott ERP-rendszer a következő straté­giai lépéseimet is támogatni tudja” – tette hozzá Harcz Ádám. A Mai Piac által megkérdezett szakértő fontosnak tartotta kihangsúlyozni, hogy az ERP bevezetése egy esély a vállalkozás munkafolyamatainak újratervezésére, hiszen a vállalatirányítási rendszereket csak racionálisan működő folyamatokra érdemes építeni.
TT