Az elmúlt időszak gazdasági változásai egyre jelentősebbé tették a reklámkiadványok szerepét. Nőtt a forgalom akciós részaránya, előtérbe került az ár, dúl az akcióharc.  Az akciós kiadványok előkészítésénél fontosabbá vált a rövid határidő, a rugalmasság, a versenytársak lépéseire való gyors reagálás lehetősége.

Miből áll az akciós kiadványok elkészítésének folyamata, és hogyan lehet fejleszteni? Hogyan érhető el, hogy a legrövidebb idő alatt a legmagasabb minőségi kimenettel, a legalacsonyabb emberi erőforrás bevetésével készüljön el? A megoldásban a Lean módszertani alapjaiból kialakított Lean Retailing segíthet. A Lean  a ’60-as években a Toyota által kidolgozott gyártásfejlesztési módszer, amelyet azóta világszerte használnak a gyártásban, de időközben a szolgáltatási szektorban, az irodában, és legújabban a kereskedelemben is.  

A folyamat és a lépések
Általában a beszerzés, a termékmenedzser feladata, hogy a reklámozni kívánt terméket kiválassza, letárgyalja. A döntést az adott vállalat szervezeti felépítésétől függően jóváhagyja egy felettes vagy egy csoport. A folyamatban nagy szerepe van a marketingosztálynak, és be lehet vonni az értékesítést. Ha egy folyamatábrát készítünk, könnyen kiderül, hogy a tevékenység 70-80 lépésből is állhat, akár 40-50 átadási ponttal, sok résztvevővel, többszörös ellenőrzési körrel, várakozással mások munkájára vagy döntéshozatalra. Minél több a résztvevő és minél több az átadási pont, annál több minőségi kockázatot hord magában a folyamat (lásd mellékelt ábra). Egy 5 lépésből álló folyamatban, ha mindenki 95 százalékos minőségi szinten végzi a munkáját, a kimeneti eredmény mindössze 77,38 százalékos lesz. Ebből is látható, mennyire fontos az egyszerűsítés, a fejlesztés.  

A hibapontok
Ha pontosan feltérképezzük a folyamat minden lépését, könnyen rátalálhatunk a jelen állapotban rejlő hibákra. Mik okozhatnak komoly veszteséget? A papír alapú adattovábbítás, amely lassú, és ezáltal bizonyos lépések nem párhuzamosíthatók. Az azonos típusú információk tárolása különböző tárolóhelyeken, így nem tudjuk, éppen melyik az aktuális. A kézi adatátvitel az egyik információs rendszerből a másikba, aminek magas a hibalehetősége és torzulhatnak, elveszhetnek az adatok. Veszteséget okoz, ha sok a javítási, ellenőrzési pont, hiszen várakozunk a döntéshozókra. Ha nem átlátható a folyamat, nem egyértelműek a felelősségi viszonyok, nincsenek személyekre lebontott határidők, a folyamat nincs dokumentálva, akkor az könnyen módosul, és ez mind veszteséget okoz.  

Bognár Péter, Retail tanácsadó, Hexolut Consulting

A fejlesztés
A folyamat fejlesztése során mi a teendő? –csökkentsük a nem értékteremtő tevékenységek arányát, párhuzamosítsuk a lehetséges lépéseket.  –Küszöböljük ki a különböző adatbázisok használatát, automatizáljuk az adatbevitelt a lehető legnagyobb mértékben.  –Csökkentsük a lehető legalacsonyabbra a javítási köröket, tegyük egyértelművé a döntési és felelősségi köröket, a határidőket, s mindezt megfelelő módon dokumentáljuk.  Így jelentősen csökkenthető folyamatlépések és az átadás-átvételi pontok száma, napi szintűvé válik az ütemezés – résztevékenységekre bontva. Mindezzel költséget, munkaidőt takaríthatunk meg, nem is beszélve arról az előnyről, amit a versenytársainkkal szemben szerzünk!